"Na maioria dos dias ando de reunião em reunião e, quando o dia acaba, sinto que não fiz nada importante - pelo menos não as coisas que tinha em mente fazer quando entrei na empresa. Só avanço nos processos se levar trabalho para casa ou passar algum tempo na empresa durante o fim-de-semana."
Identifica-se com esta descrição? Não está sozinho…
Descrevo algumas sugestões que sugiro selecione a que melhor se adaptar ao seu perfil.
Tenha uma agenda com blocos de tempo
Recorda-se quando na escola tínhamos as aulas organizadas em blocos? As teóricas, as práticas, os intervalos grandes e os pequenos… E repare que com 10 anos já podia ter que gerir 8 a 10 disciplinas… e nada sabia do que era "gerir"! Tínhamos um horário e o que sabíamos é que naquele horário teríamos que estar na sala A20... ou tinha falta!
Hoje tudo lhe parece mais difícil… se não mesmo impossível!
Diria que tem razão é diferente!
Hoje precisamos de blocos de tempo para:
1. análise/reflexão (os chamados blocos de foco);
2. os blocos de tempo operacionais (onde executa as tarefas da sua responsabilidade);
3. os blocos de tempo para recuperação (de trabalho inacabado, mal feito, atrasado…);
4. temos também os blocos reuniões (equipa, clientes, fornecedores…)
5. e os blocos administrativos (responder emails, telefonemas…).
1. análise/reflexão (os chamados blocos de foco);
2. os blocos de tempo operacionais (onde executa as tarefas da sua responsabilidade);
3. os blocos de tempo para recuperação (de trabalho inacabado, mal feito, atrasado…);
4. temos também os blocos reuniões (equipa, clientes, fornecedores…)
5. e os blocos administrativos (responder emails, telefonemas…).
A experiência mostra-me que na azafama do dia a dia o que se deixa de fazer são os blocos de foco. Não há tempo para: parar, analisar e refletir. Às vezes não há tempo para o que é verdadeiramente importante, relevante e tem impacto direto no negócio… porque priorizamos o urgente! Outras vezes não há tempo para simples e pequenos ajustes em gafes que repetimos e voltamos a repetir... porque simplesmente não temos tempo para parar e no entretanto dizemos a nós mesmos que em breve esse dia glorioso virá e então tudo ficará resolvido para sempre!
Assim as minhas duas sugestões principais são:
- Controle os seus blocos reuniões: que podem ser discussão de propostas, resolução de problemas, avaliação de performances…
- Não descure os blocos de tempo foco: as analises e reflexões… muitas vezes em preparação das reuniões…
Estes dois blocos exigem tempo e energia diferente. Deverão por isso ser planeados e sistematizados através de um processo simples e que faça sentido para si e para a sua equipa!