Como controlar as reuniões...
os 5 P's das reuniões produtivas!

"Na maioria dos dias ando de reunião em reunião e, quando o dia acaba, sinto que não fiz nada importante - pelo menos não as coisas que tinha em mente fazer quando entrei na empresa. Só avanço nos processos se levar trabalho para casa ou passar algum tempo na empresa durante o fim-de-semana."


Identifica-se com esta descrição? Não está sozinho…

Uma das sugestões é de que tenha uma agenda com blocos de tempo alocados às diferentes atividades. O primeiro desafio que enfrentará ao tentar inserir mais foco no seu dia de trabalho é controlar as reuniões em si:  a duração e frequência!

Aqui estão algumas dicas para assumir o controle de suas reuniões:

Peça informações sobre a reunião. Antes de aceitar uma reunião, obtenha informação sobre:
  • Qual é o objetivo da reunião? Isto é qual o 1️⃣ PROPÓSITO da mesma?
  • Qual é a agenda? Que clarifica o 2️⃣ PROCESSO. Reuniões produtivas tem agenda que descreve os passos para se alcançar  o Propósito.
  • Qual é a contribuição esperada da sua parte para a reunião? A contribuição de cada só será efetiva se houver 3️⃣ PARTICIPAÇÃO ativa de  todos.
  • Há algo que precise preparar? A 4️⃣ PREPARAÇÃO antecipa dados a analisar e compartilhar para se alcançar o  Propósito.
  • Quais as decisões a serem tomadas? Necessário para que haja clareza do que cada um deverá fazer para que haja 5️⃣ PROGRESSO.

Fazer essas perguntas com antecedência não só o ajuda a decidir se precisa mesmo de comparecer na reunião  assim como validar a necessidade da realização da mesma (pode ser que sim mas a agenda/duração ter que ser ajustada).
Como gerir o meu tempo...
… se não tenho controlo sobre o mesmo?