Um dos desafios associados à produtividade está na identificação das tarefas ou assuntos prioritários. Já sabemos!

"Nesta identificação" a forma como cada um de nós define o que é prioritário varia em função de critérios como:

• do quanto gostamos da "tarefa";

• da facilidade com que a executamos;

• da pessoa que nos pede seja por hierarquia seja por simpatia;

• porque nos aproxima do que queremos alcançar…

O que eu também reparo é que por vezes essa "definição" e decisão está também assente e focada no passado e em outros casos focada no futuro.

  Priorizar algo com foco no passado

Respostas a e-mails que solicitam informação, correção de erros, resolução de reclamações, reuniões sem agenda, rever informação ou seja atividades que nos obrigam a olhar para o passado e que não nos fazem avançam nos projetos ou aproximar das metas que queremos alcançar.

Óbvio que há situações em que analisar o que foi feito é importante. Sobretudo porque nos dão informação relevante para ajustar as ações no futuro. Não deverá é tomar a maior parte do tempo da nossa agenda. E essa deverá ser a única razão para o fazermos: olhamos o passado para organizarmos o presente e planearmos o futuro!

  Priorizar algo com foco no futuro

Foco no futuro significa tudo o que faz avançar os projetos tudo o que o aproxima dos objetivos. Significa que priorizou na sua agenda blocos de tempo para o fazer. Poderão ser atividades como formação da equipa, negociações com clientes e ou fornecedores, elaboração de propostas, participar num evento de networking… ir ao ginásio, tempo com a família, planear as refeições!

São as suas "tarefas" foco e prioritárias. Só depois de estas terminadas pode então olhar o passado

Olhar passado vs o futuro é assim uma forma de priorizar onde deve alocar o seu tempo e energia. Sim, o tempo e energia! Já reparou que haverá maior probabilidade de "se queixar" de ter e-mails para responder e não tanto de ter reuniões de negociação com clientes. De ter que participar de uma reunião que considera chata porque nem percebe bem o valor que tem em vez de querer participar num evento de final de ano do filho(a).

As tarefas/atividades com foco no passado tiram-nos além do tempo energia. Sugiro então que faça uma introspeção aos seus dias: termina-os cansado e sem paciência para nada? Ou termina fisicamente cansado e com a satisfação de ter feito o que havia a fazer? Bem sei que por vezes o que há a fazer é mesmo sentar e responder aos e-mails que inundam a sua caixa de correio! Resolver erros ou reclamações. Analisar dados para poder projetar o futuro. Então quando os fizer reflita se pode fazer algo para rentabilizar o tempo que gastou. Os e-mails tinha mesmo que responder? Podia ter delegado? A informação solicitada podia ter sido dada anteriormente? Foram identificadas as causas dos erros e implementadas ações que as evitem no futuro? Os dados que tem que analisar chegam-lhe de forma automática, usando um sistemas informático ou dashboard em Excel partilhado?

 Nunca eliminará completamente as tarefas com foco no passado. Como em tudo deverá haver um equilíbrio de por exemplo 70 a 80% com foco no futuro. Só assim há evolução positiva. Só assim terá a certeza que a cada dia que passa se está aproximar das metas que necessita e deseja alcançar!