Há uma diferença significativa entre estar ocupado e ser produtivo. Há muito escrito sobre ambos mas creio poderei arriscar em dizer que pessoas produtivas focam-se em alcançar resultados através da realização de tarefas críticas enquanto que pessoas ocupadas estão muitas vezes mais preocupadas na conclusão das mesmas (e não com o resultado!).

Ser produtivo significa também saber priorizar o que há a fazer. Seja porque nos aproxima dos objetivos de longo prazo, das áreas de foco ou algo que se tornou não só importante como urgente resolver. Depois há as outras tarefas! As que nos distraem. As que nos consomem tempo… e energia!

Quando permitimos que o nosso dia seja controlado pelas solicitações de outros – pedidos e/ou mensagens – estamos obviamente a fazer o que é mais fácil! E muitas vezes dar-nos-á uma razão para não fazermos as coisas que tínhamos definido como realmente importantes. Por vezes, é certo ajustar as prioridades face a estas solicitações não previstas ou planeadas. E quando não é? E se é para o outro, mas não para nós? Refletimos e tomamos uma decisão consciente antes de deixarmos de fazer o que tínhamos previsto?

Perante cenários indesejados ou perspetivas menos positivas nem sempre é fácil parar para planear o que há a fazer. Obriga a que antes consigamos organizar a informação relevante e nem sempre sabemos por onde começar. Torna-se então mais fácil deixar que "outros" nos digam o que fazer. Sejam os "outros" colegas, chefes, clientes, fornecedores… 

 Não priorizar ao definir o que é importante é por vezes o caminho mais fácil. E se assim é não é isto um sinal de preguiça?

No livro "Ferramentas dos Titans", Timothy Ferriss escreve: “Estar ocupado é uma forma de preguiça – seja pensamento preguiçoso ou ação indiscriminada. Estar ocupado é frequentemente usado como um pretexto para evitar as poucas ações criticamente importantes e que são por vezes desconfortáveis”.

Há muito poucas tarefas que são “criticamente importantes” e que têm que ser realizadas num dia. No entanto, essas são as tarefas difíceis, as tarefas sobre as quais precisamos refletir profundamente ou trabalhar com foco. Essa reflexão e a necessidade de não sermos perturbados por uma ou duas horas são difíceis pelo que, a maioria de nós fará tudo o que puder para evitar fazê-lo. Muitas vezes, essas tarefas também apresentam um risco de falha e algum receio ou insegurança à mistura… daí que o adiar parece a melhor decisão. Todos o fazemos, em geral inconscientemente e, encontramos razões que por vezes são desculpas.

Se não sabemos o que é importante então precisamos fazer a tarefa desconfortável e encontrar tempo para pensar sobre o que queremos e priorizar o importante. Este tempo deverá ser anual (para se definir as áreas de foco do ano); trimestral (para se alinhar as metas intermédias); mensal e semanal (para nos assegurarmos que estamos no caminho certo).

Há quem diga que nada que tenha valor na vida nos é dado e, isso é o que a torna tão especial! Acredito que ao nos focarmos no que nos ajuda a evoluir e a melhorar como indivíduos é onde encontramos satisfação e realização e... impedirá que sintamos a necessidade de estar constantemente ocupados!