GESTÃO DE TEMPO

"NA MAIORIA DOS DIAS ANDO DE REUNIÃO EMREUNIÃO E, QUANDO O DIA ACABA, SINTO QUE NÃOFIZ NADA IMPORTANTE - PELO MENOS NÃO ASCOISAS QUE TINHA EM MENTE FAZER QUANDOENTREI NA EMPRESA. SÓ AVANÇO NOS PROCESSOSSE LEVAR TRABALHO PARA CASA OU PASSARALGUM TEMPO NA EMPRESA DURANTE O FIM-DE-SEMANA."

Identifica-se com esta descrição? Não está sozinho… Descrevo algumas sugestões que sugiro selecione a que melhor se adaptar ao seu perfil.

Tenha uma agenda com blocos de tempo.

Recorda-se quando na escola tínhamos as aulas organizadas em blocos? As teóricas, as práticas, os intervalos grandes e os pequenos… E repare que com 10 anos já podia ter que gerir 8 a 10disciplinas… e nada sabia do que era "gerir"! Tínhamos um horário e o que sabíamos é que naquele horário teríamos que estar na sala A20... ou tinha falta!

Hoje tudo nos parece mais difícil… se não mesmo impossível!

Diria que tem razão é diferente!

Hoje precisamos de blocos de tempo para análise/reflexão (os chamados blocos de foco); os blocos de tempo operacionais (onde executa as tarefas da sua responsabilidade); os blocos de tempo para recuperação (de trabalho inacabado, mal feito, a atrasado…). Temos também os blocos reuniões (equipa, clientes, fornecedores…) e os blocos administrativos (responder emails, telefonemas followUP …).

A experiência mostra-me que na azafamado dia a dia o que se deixa de fazer são os blocos de foco. Não há tempo para: parar, analisar e refletir. Às vezes não há tempo para o que é verdadeiramente importante, relevante e tem impacto direto no negócio… porque priorizamos o urgente! Outras vezes não há tempo para simples e pequenos ajustes em gafes que repetimos e voltamos a repetir

… porque simplesmente não temos tempo para parar e no entretanto dizemos a nós mesmos que em breve esse dia glorioso virá e então tudo ficará resolvido para sempre!

Controle os seus blocos reuniões: que podem ser discussão de propostas, resolução de problemas, avaliação de performances…

Não descure os blocos de tempo foco: as analises e reflexões… muitas vezes em preparação das reuniões…

GESTÃO DE ENERGIA

DESDE QUE ME CONHEÇO QUE SOU APAIXONADA PELA GESTÃO DE TEMPO, PELAGESTÃO DE ENERGIA SÓ MAIS RECENTEMENTE.SÃO AMBOS RECURSOS QUE TODOS TEMOS. OTEMPO É FINITO! A ENERGIA É... DIFERENTE!

Face às diferentes solicitações familiares, pessoais, sociais, profissionais... dividimos o nosso tempo pelo que nos parece ser o adequado. Quanto mais horas gastamos com qualquer uma... menos tempo temos disponíveis para as restantes. São as 24 horas que todos temos!

Profissionalmente, com as entropias constantes, alongamos o horário o que inevitavelmente nos prejudica física, mental e emocionalmente. Os erros por distração, cansaço ou falta de atenção aos detalhes e a consequente desmotivação... são os desafios.

Como referia o principal problema de trabalhar mais horas é que o tempo é um recurso finito. Energia é uma história diferente. Definida na física como a capacidade de trabalhar, a energia provém de quatro fontes principais: as mentais, as físicas, as espirituais e as emocionais. Não valorizamos estas evidencias e quando investimos é quase sempre no desenvolvimento de competências assumindo que a capacidade de trabalho – a tal energia – é certa e algo que controlamos!

Na verdade, uma maior capacidade de trabalho, permite fazer mais em menos tempo com um impacto positivo perceptível ou substancial na produtividade e no desempenho.

A energia pode assim ser expandida e renovada por meio do estabelecimento de rotinas e rituais ou seja através de comportamentos intencionalmente praticados. Os exemplos mais comuns passam por:

• uma boa nutrição
• atividade física
• meditação
• expressar gratidão
• boa qualidade de sono
• respiração abdominal
• as pausas regulares
• a intencionalidade nas ações
• a clareza do que valoriza

... entre outras

GESTÃO DO DINHEIRO

“CUIDADO COM AS PEQUENAS DESPESAS; UM PEQUENO VAZAMENTO AFUNDARÁ UM GRANDE NAVIO! ” – BENJAMIN FRANKLIN

A gestão do dinheiro (incluído na área financeira) é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Servirá como apoio nas decisões que tomar quer sejam para resolver questões operacionais diárias quer seja para investimentos e que asseguram o futuro da empresa.

O controlo dos recursos financeiros contempla a gestão de dinheiro, do património, dos pagamentos, dos investimentos necessários ou desejados, das receitas, das despesas correntes ou inesperadas, visam a eficiência da empresa, minimizando ou evitando desperdícios, e aumentando a lucratividade e rentabilidade.

A gestão financeira eficiente é também fundamental para que a empresa assegure a competitividade no mercado cada vez mais volátil.

Algumas sugestões de otimização:

• Pode começar por fazer um análise SWOT para ter uma melhor noção das oportunidades e as ameaças a que tem que estar atento!
• Elaborar um plano financeiro que identifique face à situação real atual as necessidades financeiras.
• A definição de metas decrescimento, através de previsões de mercado ajudarão a clarificar investimentos futuros necessários!
• Um plano de marketing que norteie e contemple as estratégias e ações que assegurarão que alcançará os objetivos propostos.
• A monitorização do fluxo de caixa no plano de tesouraria é crucial para maximizar o uso dos recursos sem prejudicar a rentabilidade do negócio.
• Se expandir o negócio for um desejo é necessário estar atento aos custos e às despesas de modo que sejam as estritamente necessárias.

CONCLUSÃO

A GESTÃO DOS RECURSOS TEMPO, ENERGIA E DINHEIRO TRAZ BENEFÍCIOS AO NEGÓCIO PELO IMPACTO NOS PROCESSOS, EQUIPA, RESULTADOS E ATÉ MESMO NA PERCEPÇÃO DO CLIENTE.

Uma gestão eficiente pode ser o diferencial para que uma empresa possa crescer e assegurar resultados a curto e longo prazo.

Há várias áreas igualmente relevantes que este documento não contempla. A gestão das equipas, a sistematização dos processos, a organização dos espaços, o controlo de stock, a inovação e desenvolvimento de novos produtos são alguns exemplos.

Uma boa gestão dos recursos tempo, energia e dinheiro são importantes nas empresas mas também na vida pessoal. Não será possível foco se ambas não estiverem em harmonia.

Defenda o SEU TEMPO, restabeleça a SUA ENERGIA e gira 😁 o SEU DINHEIRO!