Como controlar as reuniões (parte II)
Aumentando o tempo de foco!

"Na maioria dos dias ando de reunião em reunião e, quando o dia acaba, sinto que não fiz nada importante - pelo menos não as coisas que tinha em mente fazer quando entrei na empresa. Só avanço nos processos se levar trabalho para casa ou passar algum tempo na empresa durante o fim-de-semana."


No artigo - COMO CONTROLAR AS SUAS REUNIÕES - referia o Propósito, Processo, Participação, Preparação e Progresso. Depois destes esclarecidos, pode ainda: 
 
  1. Partilhar a participação na reunião com um colega de trabalho. Frequentemente, as reuniões só precisam de um representante de cada equipa. Se descobrir que tem vários membros da mesma equipa a participar das reuniões (além das reuniões da equipa, é claro), organize de forma alternar a presença. Isso pode significar que uma reunião uma vez por semana passa a ser uma reunião mensal para si!
  2. Faça um acordo para reuniões mais curtas. As reuniões, como a maioria dos outros trabalhos, tendem a se expandir para preencher o tempo disponível. Em vez de agendar a reunião habitual de 60 minutos, reduza as reuniões em 15 minutos. Provavelmente, pode concluir todos os assuntos em 45 minutos, e isso dará a todos 15 minutos extra. Isso é especialmente apreciado quando as reuniões são agendadas consecutivamente.
  3. Faça um acordo para um dia por semana sem reuniões. Discuta com sua equipa sobre como selecionar um dia em que todos concordem em não agendar reuniões. Talvez seja às segundas ou sextas-feiras, ou mesmo nas manhãs de quinta-feira. Pode até fazer isso meio dia, se esse tipo de cancelamento de programação for particularmente difícil na sua empresa.
3 Sinais… de uma equipa que não funciona!
Será Liderança ou Gestão?